Vnitřní oznamovací systém podle ustanovení § 8 odst. 1 písm. b) zákona č. 171/2023Sb., o ochraně oznamovatelů (whistleblowing)
realizovaný ze strany společnosti: Quantum reality spol. s r.o.
IČO: 29032792, se sídlem: Štefánikova 32, Praha 5, PSČ: 150 00,
tel.: +420 730 154 732 / +420 273 134 681,
e-mail: info@quantumreality.cz, ID datové schránky: pthkcze,
www. https://www.quantumreality.cz
(dále jen jako „Quantum reality“)
1. Úvod
Quantum reality již od svého vzniku dbá na svoji dobrou pověst, a proto klade důraz na čestné, zákonné, etické a transparentní jednání jak uvnitř společnosti, tak i vůči klientům, dodavatelům a jiným třetím osobám zároveň. Quantum reality netoleruje protiprávní jednání a snaží se vždy činit vše pro to, aby byla možnost protiprávního jednání ze strany jejích zaměstnanců, spolupracovníků, statutárních orgánů a jiných osob eliminována.
Quantum reality tak doposud činila zejména skrze vnitropodnikovou firemní kulturu a společenskou zodpovědnost.
Nově Quantum reality zavádí tento vnitřní oznamovací systém, který umožní lépe oznamovat možné protiprávní jednání a chránit oznamovatele před odvetnými opatřeními (whistleblowing), čímž přispěje k dalšímu formování firemní kultury ve společnosti a rozvoji profesionálního a etického podnikání na realitním trhu České republiky. Prioritou je vytvoření takového systému a firemního prostředí, které umožní osobám oznámit podezření na trestný čin, přestupek či jiné škodlivé jednání bez obav z postihu a s jistotou, že jejich podnět bude řádně prošetřen a v případě pochybení budou přijata příslušná opatření ke zjednání nápravy.
2. Vymezení pojmů pro účely této přílohy
Povinný subjekt | Subjekt, který je podle § 8 odst. 1 zákona o ochraně oznamovatelů povinen zavést vnitřní oznamovací systém. Povinným subjektem je též Quantum reality. |
Příslušná osoba | Osoba, která je určena povinným subjektem k přijímání a posuzování důvodnosti oznámení o možném protiprávním jednání a která navrhuje (v případně důvodnosti oznámení) opatření k nápravě nebo předejití protiprávního stavu. |
3. Podávání a postup posuzování oznámení o možném protiprávním jednání
3.1. Jaká jednání lze oznamovat?
Zákon o ochraně oznamovatelů upravuje protiprávní jednání, která lze oznamovat prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému, v ustanovení § 2 zákona o ochraně oznamovatelů.
Jedná se o možné protiprávní jednání, k němuž došlo nebo má dojít u osoby, pro niž oznamovatel, byť zprostředkovaně, vykonával nebo vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, nebo u osoby, se kterou oznamovatel byl nebo je v kontaktu v souvislosti s výkonem práce nebo jiné obdobné činnosti a které:
- má znaky trestného činu,
- porušuje zákon o ochraně oznamovatelů, nebo
- porušuje jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie v oblasti:
- finančních služeb, povinného auditu a jiných ověřovacích služeb, finančních produktů a finančních trhů,
- daně z příjmů právnických osob,
- předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu,
- ochrany spotřebitele,
- souladu s požadavky na výrobky včetně jejich bezpečnosti,
- bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích,
- ochrany životního prostředí,
- bezpečnosti potravin a krmiv a ochrany zvířat a jejich zdraví,
- radiační ochrany a jaderné bezpečnosti,
- hospodářské soutěže, veřejných dražeb a zadávání veřejných zakázek,
- ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví,
- ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů,
- ochrany finančních zájmů Evropské unie, nebo
- fungování vnitřního trhu včetně ochrany hospodářské soutěže a státní podpory podle práva Evropské unie.
V případě, že se nejedná o oznámení jednání mající znaky trestného činu, musí oznamované jednání porušovat předpisy spadající do oblastí vymezených výše.
Prací nebo jinou obdobnou činností, jak je uvedeno v ustanovení § 2 odst. 3 a 4 zákona o ochraně oznamovatelů, se rozumí:
- závislá práce vykonávaná v základním pracovněprávním vztahu,
- služba,
- samostatná výdělečná činnost,
- výkon práv spojených s účastí v právnické osobě,
- výkon funkce člena orgánu právnické osoby,
- plnění úkolu v rámci činnosti právnické osoby, v jejím zájmu, jejím jménem nebo na její účet,
- správa svěřeneckého fondu,
- dobrovolnická činnost,
- odborná praxe nebo stáž,
- výkon práv a povinností vyplývajících ze smlouvy, jejímž předmětem je poskytování dodávek, služeb, stavebních prací nebo jiného obdobného plnění.
Prací nebo jinou obdobnou činností se pro účely tohoto zákona rozumí i ucházení se o práci nebo jinou obdobnou činnost.
3.1.1. Jakým způsobem lze oznámení učinit?
Oznámení lze podat prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému Quantum reality, Ministerstvu spravedlnosti ČR nebo uveřejnit za podmínek uvedených v ustanovení § 7 odst. 1 písm. c) zákona o ochraně oznamovatelů.
Oznámení se podává vždy k rukám příslušné osoby. Příslušná osoba určená Quantum reality je Ing. Jan Hájek, jednatel Quantum reality. Příslušná osoba při výkonu své činnosti postupuje nestranně a je vázána mlčenlivostí.
Oznámení je možné podat příslušné osobě:
- Písemně doručením v obálce označené „VNITŘNÍ OZNAMOVACÍ SYSTÉM“, na které je uvedeno „Neotevírat, důvěrné“, a „K rukám příslušné osoby“, a to na adresu Quantum reality spol. s r.o., Štefánikova 32, 150 00 Praha 5.
- Elektronicky na e-mailovou adresu: hajek@quantumreality.cz.
- Telefonicky na telefon Ing. Jana Hájka tel.č.: +420 777 668 113, který se posléze s oznamovatelem osobně sejde.
3.1.2. Jaký je postup při či po doručení oznámení?
Prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému lze oznámení podat ústně nebo písemně (viz čl. 3.1.1). Požádá-li o to oznamovatel, je příslušná osoba povinna oznámení přijmout osobně v přiměřené lhůtě, nejdéle však do 14 dnů ode dne, kdy o to oznamovatel požádal.
O ústním oznámení se pořídí jeho zvuková nahrávka nebo záznam, který věrně zachycuje podstatu ústního oznámení. Zvukovou nahrávku ústního oznámení lze pořídit pouze se souhlasem oznamovatele. Příslušná osoba nebo pověřený zaměstnanec umožní oznamovateli, aby se k záznamu nebo přepisu zvukové nahrávky, byl-li pořízen, vyjádřil; vyjádření oznamovatele se k záznamu nebo přepisu přiloží.
O přijetí oznámení je příslušná osoba povinna do 7 dnů ode dne jeho přijetí písemně vyrozumět oznamovatele, ledaže
- oznamovatel výslovně požádal příslušnou osobu, aby ho o přijetí oznámení nevyrozumívala, nebo
- je zřejmé, že vyrozuměním o přijetí oznámení by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele jiné osobě.
Příslušná osoba je povinna posoudit důvodnost oznámení a písemně vyrozumět oznamovatele o výsledcích posouzení do 30 dnů ode dne přijetí oznámení. V případech skutkově nebo právně složitých lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát. O prodloužení lhůty a důvodech pro její prodloužení je příslušná osoba povinna oznamovatele písemně vyrozumět před jejím uplynutím. Pokud v konkrétním případě byly dány důvody pro nevyrozumění oznamovatele o přijetí oznámení, vztahují se tyto důvody i na vyrozumění o prodloužení lhůty a důvodech jejího prodloužení.
Zjistí-li příslušná osoba při posuzování důvodnosti oznámení, že nejde o oznámení podle tohoto zákona, bez zbytečného odkladu o tom písemně vyrozumí oznamovatele.
Je-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, příslušná osoba navrhne Quantum reality opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu. Je-li oznámení podáno u příslušné osoby Quantum reality, pro kterou oznamovatel nevykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, navrhuje příslušná osoba nápravná opatření osobě, pro kterou oznamovatel vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, nevylučuje-li to povaha věci. Nepřijme-li Quantum reality opatření navržené příslušnou osobou, přijme k předejití nebo nápravě protiprávního stavu jiné vhodné opatření; to neplatí, jde-li o opatření navržené jiné osobě než Quantum reality. O přijatém opatření Quantum reality neprodleně vyrozumí příslušnou osobu, která o něm bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí oznamovatele. Pokud v konkrétním případě byly dány důvody pro nevyrozumění oznamovatele o přijetí oznámení, vztahují se tyto důvody i na vyrozumění o přijatém opatření.
Není-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, příslušná osoba bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí oznamovatele o tom, že na základě skutečností uvedených v oznámení a z okolností, které jí jsou známy, neshledala podezření ze spáchání protiprávního jednání, nebo shledala, že oznámení se zakládá na nepravdivých informacích, a poučí oznamovatele o právu podat oznámení u orgánu veřejné moci.
3.1.3. Zákaz poskytnutí údajů a evidence a uchovávání oznámení
Příslušná osoba neposkytne informace, které by mohly zmařit nebo ohrozit účel podávání oznámení. Tuto povinnost má i třetí osoba, která získá přístup k oznámením nebo do evidence údajů o přijatých oznámeních v rozporu s § 21 odst. 3 zákona o ochraně oznamovatelů.
Informace o totožnosti oznamovatele je možné poskytnout jen s jejich písemným souhlasem, ledaže je příslušná osoba povinna tyto informace poskytnout příslušným orgánům veřejné moci podle jiných právních předpisů. Poskytuje-li příslušná osoba informaci o totožnosti oznamovatele orgánu veřejné moci, je povinna o tom předem oznamovatele vyrozumět společně s důvody, pro které je povinna informaci o totožnosti poskytnout, a umožnit oznamovateli, aby se k poskytnutí informace vyjádřil.
Příslušná osoba je povinna v elektronické podobě vést evidenci údajů o přijatých oznámeních, a to v rozsahu:
- datum přijetí oznámení,
- jméno, příjmení, datum narození a kontaktní adresa oznamovatele, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele, jsou-li jim tyto údaje známy,
- shrnutí obsahu oznámení a identifikace osoby, proti které oznámení směřovalo, je-li jim její totožnost známa,
- datum ukončení posouzení důvodnosti oznámení příslušnou osobou a jejich výsledek.
Příslušná osoba je povinna uchovávat oznámení podané prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a dokumenty související s oznámením po dobu 5 let ode dne přijetí oznámení.
Do evidence údajů přijatých oznámení, k dokumentům souvisejícím s oznámením a k uchovávaným oznámením uchovávaným má přístup v případě oznámení podaných prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému pouze příslušná osoba.
3.1.4. Možnost podat oznámení Ministerstvu spravedlnosti, resp. v případě porušení AML zákona Finančnímu analytickému úřadu
Zaměstnanci dle ustanovení § 2 odst. 3 a 4 zákona o ochraně oznamovatelů mohou podle ustanovení § 16 odst. 1 zákona o ochraně oznamovatelů podat oznámení taktéž Ministerstvu spravedlnosti.
V případě, že se jedná o oznámení porušení AML zákona, je nutné oznámení podat prostřednictvím oznamovacího systému FAÚ. Oznámení o porušení AML zákona nelze učinit u Ministerstva spravedlnosti.
3.1.5. Možnost uveřejnění oznámení
Oznamovatel je podle § 7 odst. 1 zákona o ochraně oznamovatelů oprávněn oznámení uveřejnit, pokud
- podal oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a ministerstvu nebo pouze ministerstvu a ve lhůtách stanovených zákonem nebylo přijato vhodné opatření, zejména protože příslušná osoba neposoudila důvodnost oznámení, nebo Quantum reality nepřijala k předejití nebo nápravě protiprávního stavu vhodné opatření,
- má oprávněný důvod se domnívat, že protiprávní jednání uvedené v oznámení může vést k bezprostřednímu nebo zjevnému ohrožení vnitřního pořádku nebo bezpečnosti, života nebo zdraví, životního prostředí nebo jiného veřejného zájmu nebo ke vzniku nenapravitelné újmy, nebo
- má oprávněný důvod se domnívat, že v případě podání oznámení ministerstvu existuje vzhledem k okolnostem případu zvýšené riziko, že bude on nebo osoba podle § 4 odst. 2 písm. a) až h) zákona o ochraně oznamovatelů vystavena odvetným opatřením.